イベントの準備ではやるべきことが多く煩雑になりやすいため、何をどのタイミングで行うべきか把握しにくいという現状があります。そんなときに役立つのが、タスクを可視化したチェックリストです。

今回は、イベント準備のチェックリストに載せるべき8項目を紹介します。イベントを開催しようと検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

イベントの準備としてやるべきことを、8つ紹介します。時系列に沿って説明しているため、ぜひひとつずつ取り組んでみてください。

イベントを開催するにあたって最も重要なのは、目的と対象者を明確にすることです。なぜなら、イベントの企画内容や登壇者は、目的と対象者を軸にして決まるためです。

もし、イベント内に目的と対象者から外れた要素がある場合、イベント全体がまとまりのない印象となり、思うような結果に至らない場合があります。

イベントを開催するためには、まず目的と対象者を関係者同士で話し合います。確定した内容は、全員が共通認識として持ったうえで準備を進めていきましょう。

イベントの目的と対象者を決めたあとは、日程や会場・予算を決めていきます。ある程度の余裕を持つために、どの項目も早めに考えておくことが重要です。

日程に関しては、自社で完結することよりも外部が関わることを重要視して決めていきましょう。例えば、イベントを行ううえで物品を外部から仕入れる際は、物品の納期はイベント開催日よりも前でなければいけません。

会場に関しては、収容したい人数をもとに決めていきます。収容したい人数を決めるには、目的達成に対して見込める人数であるか・予算に合った費用になりそうかなどを考えたうえで決めることが重要です。

予算は、イベントで行うことを全て洗い出し、各準備にいくら必要なのかを合計して決めましょう。予算として含める主な費用としては、会場費・登壇者への報酬などが挙げられます。用意できる予算が少ない場合は、削れる要素がないか確認しながら調整していきましょう。

予算や可能なスケジュールの範囲内で、目的や対象者に沿ったイベント内容を考え、必要に応じて登壇者を迎え入れるかどうかも考えましょう。

イベント内容は、どんなコーナーをやりたいかをまず関係者同士で出し合います。いい提案にはどんどんアイデアを取り込み、内容を充実させていきましょう。この際、コーナーごとの所要時間も決めておくことが重要です。

登壇者を呼びたい場合は、複数の登壇候補者をリスト化し、各関係者に招待状を送ります。招待状には、開催日時や会場名、イベントの目的や対象者をマストで記載します。予算やスケジュール面について登壇関係者と相談したい旨も記載しておきましょう。

イベントで行う内容をある程度決めたあとは、役割分担を行います。役割分担を行うために注意する点は、属人化を防ぐことです。

担当者が準備時やイベント当日に来られなくなる可能性は、ゼロとは言い切れません。そのようなトラブルが起きたときもスムーズに進行できるように、異なる役割の方同士でも協力し合える関係性を構築しておきましょう。

進行表や運営マニュアルを作っておくことで、作業がスムーズに進み、適切な判断がしやすくなります。

進行表には、各担当者の当日の役割・会場の見取り図・イベント当日の流れ・イベント全体の流れを記載します。特にイベント全体の流れに関しては、ToDoリストをもとに時系列順に記載しましょう。

運営マニュアルには、機材に関すること・緊急時の対応など、進行表に記載していない重要事項をまとめておく必要があります。イベントの規模が大きいほど、より細かく記載されたマニュアルが求められます。

必要な機材や備品を洗い出し、なるべく早めに手配しましょう。会場によっては、当日一部の機材や備品を貸し出してくれるところもあるため、レンタルできるものとできないものを整理しておきます。

必要になる代表的な機材や備品としては、プロジェクター・ホワイトボード・マイク・スピーカー・イス・テーブル・登壇者用の飲みものなどが挙げられます。物や量によっては、手配に時間がかかる可能性もあるため注意しましょう。

イベント会場や場所によっては、仮設トイレや喫煙ハウスなどのユニットハウスや、トレーラーハウスの設置が効果的なケースもあります。こうした大型設置物に関しては、特に早めの問い合わせをおすすめします。 ワールドシェアセリング取り扱いユニットハウスは、こちらのページからご覧いただけます。

イベントの準備が一通り完了してきたら、リハーサルを行いましょう。本番と同じように動いてみることで、意外な抜け漏れが見つかるケースがあります。

また、リハーサルは1回のみではなく、納得できるまで何回も行うのがベストです。本番と同じ動きに慣れておくことで当日も冷静に対応でき、本番で思わぬトラブルが起こった際にもリハーサルの経験が活きるでしょう。

来場者からどんな情報を取りたいかを絞りながら、アンケートを作成しましょう。この際、答えやすい質問にする・重要なことは序盤で質問するのがポイントです。

アンケートで得られた回答は、次回イベントを準備する際に活かされる貴重な情報となります。なるべく多くの来場者に回答をもらうためにも、アンケート回答者限定特典の準備やアンケートを最初に配布するなど、来場者が答えやすい環境を整備しましょう。

今回は、イベント準備のチェックリストを紹介しました。こうしたイベントでは、簡易的な建物が必要になることも少なくありません。その際は、ワールドシェアセリングのユニットハウスがおすすめです。

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